企業の核となる人材を採用し、いかに生かしていくか。そこには人事部門がとても重要な役割となります。その動きを見直すべく、年間スケジュールを全3回に渡って見直していきましょう。まずは「1～4月」編をお届けします。
人事担当部門の年間スケジュール、把握していますか？
言うまでもありませんが、人事部門で扱う仕事は、大きく「採用関連」と「労務関連」に分けられます。今回紹介する内容のなかには、会社によっては総務部や経理部など、他の部署で扱うものもあるかもしれません。しかしながら、すべては人を生かすための業務です。現在自社に在籍する従業員、これから入社してくる新入社員、全員がこうした業務と関わっています。
採用関連では、4月に新卒入社員の対応、6月には採用活動が本格化、10月には内定式、年明けには受け入れ準備を整えるのが人事部門の役割。それに加え、中途採用者への対応が随時求められます。研修や、仕事に必要な道具の準備、職場環境の整備などもタイムリーに行わなければなりません。
労務関連の業務も、時期別に目白押しです。主だったものは下記のとおりです。
- 1～3月：給与支払報告書の提出
- 4月～6月：定期昇給、健康介護雇用保険料率変更、住民税変更、労働保険料の申告書提出
- 7月～9月：算定基礎届、賞与計算、賞与支払届提出、被扶養者状況再確認リスト提出、高齢者・障害者雇用状況報告書提出
- 10～12月：新標準報酬へ変更、厚生年金料率変更、最低賃金変更、年末調整・賞与計算および賞与支払届提出
年間を通じて計画性が求められる業務と、毎月定期的に処理しなければならない業務が入り混じっているのが人事部の仕事の特徴です。1年のどの時期に、どんな仕事が行われているのかを把握して、無理のないスケジュールを組んでおくことが、自社の人材活用、人材育成の推進につながるでしょう。
人事部門の「1～4月」、スケジュールを詳しく紹介！
それでは、人事部の仕事を月別に具体的に紹介していきましょう。1～4月は、4月新年度に向けたさまざまな調整と、新入社員の受け入れ準備や入社後のフォローなどが重なります。
【1月】
前年中に所得税の年末調整を行い、1月10日までに源泉所得税の納付を、1月31日までに給与支払報告書を自治体に提出します。福利厚生や就業規則の見直しなどが求められている場合は、次年度からの刷新を目指してこの時期から調整を始めていきます。
4月の新年度に給与改定を予定している場合は、給与計算前に改定額を確定しなければなりません。1月以降の適切なタイミングで情報をオープンにしましょう。夏期賞与のための人事評価も進めます。
新年度に向けた人事異動計画がある企業では、社内での移動や勤務先異動によって引っ越しをともなうこともあるため、従業員の家庭事情や住居確保の面も考慮して1月頃から計画をスタートするのが理想的でしょう。
採用活動では、会社説明会の準備や使用する採用サイトの担当者との打ち合わせを進めます。コストが高額になる場合や諸々の調整が必要になると想定し、早めに動き出すに越したことはありません。4月入社の新入社員を対象にした研修の企画を始めるのもこの時期です。
【2月】
2月は、主に1月から継続した業務が中心です。4月に控える入社式の準備、新入社員研修の計画も具体化させていきます。デスク、パソコン、名刺、社員証などを手配して、新入社員を受け入れる態勢を整えていきましょう。
社員寮、社宅などがある場合は、年度変わりのタイミングが入退去の区切りになっているケースが多いため、必要に応じた手続きを行います。また、翌3月に定期昇給を行う企業では、賃上げに関連する資料収集を始める必要があるでしょう。福利厚生や就業規則の変更などの要望が出ていないかリサーチし、その対応にあたる企業も多いようです。
【3月】
翌月に控える入社式、新入社員研修の計画が万全に整っているか確認します。受け入れ部署のみならず、全社で歓迎ムードをつくり、経営陣と人事部が率先していち早く戦力化できるような体制をつくり上げておきましょう。
定期昇給を実施する企業では、査定と新給与額の確定を行います。また、就業規則の見直しを行った企業は、労働基準監督署に変更届を提出しましょう。
【4月】
新入社員の入社式、新人研修をはじめとする教育関連の業務が主となる1カ月です。各部門や担当者との連携が取れているか、新入社員が不安なく職場になじめているかなどを確かめて、随時フォローしていきます。翌年度の新卒採用に向けた説明会や、サイトでの情報発信なども並行して進めます。
さらに、労働者名簿の作成や更新、健康保険や年金など社会保険に関する手続も行っていきます。新規採用を行った際は、法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）を新たにつくります。
毎月必要となる月間ルーティンも並行して進める！
人事部では、それぞれの時期に応じた業務のほかに、毎月のようにこなしているルーティンの業務も多々あります。
- 給与計算：従業員の給与を正しく計算し、指定口座に振り込む
- 労働時間管理：残業時間、休日出勤、有給休暇を管理する。残業が上限時間を超過していないかのチェックや、有給の付与・消化状況を確認する
- 社会保険料納付：年金事務所に社会保険料を納付する
- 源泉徴収税納付：税務署に源泉徴収税を納付する
法改正が行われている場合もあるため、担当者は最新情報を収集しながら業務にあたります。また業務を効率化するために、積極的に新たな仕組みを取り入れるなど、意欲的に挑戦する姿勢が求められるでしょう。
まとめ
1～4月の人事部門は、3～4月に新入社員対応があるものの、年間を通じて見ると比較的時間に余裕がある時期です。採用計画、就業規則、福利厚生などを見直すといった、入念な調整が必要な業務に時間を割くケースも少なくないでしょう。
しかしその一方で、トラブル対応や懲罰対応をはじめとする突発的な業務がいつ必要になるか分かりません。近年は職場環境を快適に保つため、従業員から相談を受けて対応する業務を担うケースも増えています。
年間スケジュールや、月間スケジュールのルーティンにとらわれない仕事が求められている現状があることも念頭に置いて、経営陣や他部署と連携を取るスタンスが求められるでしょう。
