社員情報管理
従業員名簿の整備で人材管理の基礎をつくる！
公開日：2018.11.16
組織運営の三大要素とされる「ヒト、モノ、カネ」のうち、最も重要な要素ともいえる“ヒト”を会社内で活かすためには、従業員に関する情報の管理は欠かせない業務となります。人材資源を有効活用するために、まずは従業員名簿の管理方法を見直してみることをおすすめします。
従業員名簿の管理は会社運営の基本
従業員名簿の運用は会社経営には欠かすことができません。労働基準法によって、賃金台帳、出勤簿とともに作成が義務付けられており、不備がある場合は是正勧告が出され、30万円以下の罰金が科されるケースもあります。
名簿には、日雇い労働者を除く全従業員に関する情報を記載しなければなりません。パートやアルバイトも対象となります。個人事業主であっても、従業員を雇い入れていれば、従業員名簿の作成が必要となります。
従業員名簿には、労働基準法によって、
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 住所
- 履歴
- 従事する業務の種類
- 雇入の年月日
- 退職の年月日及びその事由
- 死亡の年月日及びその原因（在職中に死亡の場合）
の記載が義務付けられています。
義務付けられた項目の他に、
- 家族構成
- 所有資格
- 研修履歴
- 異動履歴
などを記載し、データベース化しておけば、従業員名簿は従業員を適材適所に配置する際の重要なツールにもなります。会社や部署の特色次第でアレンジは自由です。
経営者や人事担当者が、従業員全員の素性や経歴、能力などを把握することは、従業員数が多ければ多いほど困難です。従業員名簿を整備し、活用することは人材管理において大きな意義を持つといえるでしょう。
事業拡大による人員増加、統合やグループ再編にともなう組織拡大などに際しても、早い段階での従業員名簿の整備は不可欠です。会社の成長とともに情報管理が煩雑になったり、不透明になったりすることがないよう、まずは現状の確認をしてみることをおすすめします。
従業員名簿のデータベース化で管理工数を最小限に
かつて従業員名簿と言えば、紙文書の形式で作成されていましたが、現在はパソコンでデータベース化して、効率的に管理するのが主流です。
情報の更新や追加に素早く対応できるのも、データベースの強みです。従業員の退職日(または解雇日)から3年間の情報保管や、支店や事業所ごとの名簿作成が法律によって義務付けられていますが、パソコンでの作業であれば比較的簡単に対応できます。
データベース化にあたっては、表計算ソフトを使用する方法や、専用のパッケージソフトを使う方法に加え、最近ではオンラインソフトを使用してクラウド上にデータを保存する会社も増えています。いずれの場合でも、不測の事態に備えて確実にバックアップを取り、必要に応じてプリントアウトできる状況を整えておきましょう。
データベース化された従業員名簿を使えば、条件を指定して該当する従業員を検索することも容易です。業務上の目標や、評価者からのフィードバック内容などを入力することで、成長度合いや目標達成度の確認に役立てることも可能です。
専用ソフトを使用していれば、勤怠管理と連動させることによって、簡単に給与計算を行うこともできます。年末調整に対応しているソフトも数多く存在しており、経理部門の負担の軽減にもつながります。また、継続的に勤怠状況を記録していくことで“働き過ぎ”をチェックして、従業員の健康維持に役立てることもできるでしょう。
法令改正によって税率や保険料率が変動した時もスムーズに対応可能です。オンラインソフトであれば自動的に変更内容がデータに反映されるケースが多いため、手動でアップデートを行う手間も省けます。
個人情報の流出に注意！運用は万全なセキュリティ対策のもとで
従業員名簿は個人情報の塊です。個人情報保護法の観点からも、万全なセキュリティ対策を行うことが従業員名簿をデータベース化して管理する上での最大の課題だといえるでしょう。「情報を閲覧できるのは誰か」「情報を更新できるのは誰か」といったアクセス権限の設定をシステム管理者が正しく行い、情報漏洩を避けなければなりません。
データベースの管理者用アカウントを付与された従業員が退職した場合は、速やかに情報へのアクセス権限を取り消す必要もあります。配置転換によって立場が変わった場合も、アクセス権限を維持するのかを検討し、適切な処置を取ってください。かつて使用されていたアカウントが休眠状態になっている場合も、放置しないように気をつけましょう。
従業員名簿の不正利用を防ぐためには、アクセスログを残すことも重要です。誰がいつ情報を閲覧したのか、誰がどの情報を更新したのかなどを常時記録することで、不正アクセスを防ぎ、問題発覚時にも原因を特定しやすくなります。
人事部門やシステム部門の対応が不十分であるため、必要に迫られた部署が独自の名簿を作成していくケースもありますが、これは好ましくありません。情報が均一化されないばかりか、セキュリティ対策が考慮されていない場合、情報漏洩事故のリスクが高まります。従業員名簿の整備は、情報の一元管理を意識した全社共通のフォーマットを使用し、セキュリティ管理を重視した環境下で行われるべきです。
まとめ
従業員名簿の管理は人事部門だけの仕事ではなく、システム部門との連携が不可欠です。従業員名簿を整備し、適切に運用することで、会社にとって最大のリソースでもある人材資源を最大限活用できるように心がけていきましょう。
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