社会保険労務士は企業で働く人、人事のプロです。2017年に創業し、名古屋市・豊川市の2拠点を中心に事業を展開している社会保険労務士法人An-field（以下、An-field）は、社会保険労務士事務所のなかでも少し異色の存在。代表の熊谷篤氏は一般企業で勤務経験を経た後に社会保険労務士の資格を取得し、独立。その経験からか、同社には異業種からの中途採用が多く、有資格者だけでなく自社の求める人材であれば積極的に資格のない人も採用しています。
「5年で20名規模・売上1億円の事務所に」という開業当時に目指した大きな目標は見事に叶えたものの、その道のりには幾多の困難がありました。急激な事務所の拡大や人材増員が逆効果を生んでしまったのです。従業員同士の確執や所内の雰囲気の悪さ、業務過多による残業、誰もがなんとか仕事をこなそうと必死でしたが、タスクとリソースのバランスが崩れてしまい、ついに過半数の従業員が退職してしまうという事態に。このままでは仕事だけでなく従業員たちの心まで破綻してしまうと考え、環境を一新するために取り組んだのが、HRシステムを活用した業務や環境の改善でした。
今回は、An-field代表の熊谷篤氏と名古屋オフィス所属の成田志穂氏に、所内課題にいち早く取り組み、解決策としてHRシステムの導入・活用を行ってきたその経緯と実効についてお聞きしました。
目次
事務所の拡大とともに崩れてしまった所内の均衡。解決のためにHRシステムの導入に挑んだ
社会保険労務士事務所というと資格保有者が集まった事務所というイメージがあると思いますが、An-fieldには社会保険労務士の経験がない人も多く、「さまざまな業種から集まってきた集団」という特徴があります。各自の経験やスキルが違うからこそ、幅広い対応が可能で、経営課題の解決などメインとしているコンサルティングにも大変有効です。私自身（熊谷氏）、一般企業での就業を経験した後に社会保険労務士の資格を取得し独立したのですが、それまでの経験や知識がいろいろな場面で役立っています。
もちろん、現在の状態まで整えるにはさまざまな困難がありました。特に事務所全体を刷新していかなくてはならないと決意したのは、開業して3年ほど経ったときの従業員の離職問題です。当時、新規の顧問契約が順調に伸び、紹介も安定し始めていたため、1年で80件ほどの新規契約を獲得するまでになっていました。当然、業務内容は増えるので、組織体制の整備や朝礼など慣習行事の実施を行うようになり、初めて経験者を雇用したのもこの時期。まさかこのことが大量離職を引き起こすとは、思っていませんでした。
経験者が入ったことで業務の効率化が進むはずが、経験のない新人や作業に時間がかかるパートさんなどはあまり仕事を回してもらえない状況になるなど、新しく入った中途の経験者と既存従業員の間で確執が生まれてしまったのです。さらに、よかれと思って始めた朝礼などの行事も負担になっていたと後でわかりました。窓の少ない事務所内で、多くの従業員同士が無言で作業をこなすという状況は、想像しただけでも雰囲気の悪さがわかります。その結果、立て続けに半数近い従業員が退職してしまうという事態に陥りました。もちろん原因は人間関係の悪化だけではありません。ちょうどその時期はかなり多忙で、残業など業務負担が増してしまっていました。独立当初の目標を無理に目指すが故、強引に組織を作ろうとしていたのかもしれません。
「このままではいけない」と離職率の改善のために従業員と個人面談などを実施し始め、さらに所内の人間関係を再構築しようと模索していた時に知ったのが、HRシステムの「MotifyHR」です。担当してもらっていた営業の方への信頼度も全社的に高く、オンボーディングのパッケージと同時に導入することを決意しました。
HRシステムとの出会いやオフィスの移転、複数の変化を新たな転機として再出発へ
▲体調管理機能が、お互いの声かけのきっかけに
HRシステムとの出会いは2021年の5月頃だったのですが、その頃はちょうど新しいオフィスへの引っ越しもあり、それらは会社にとって一つの転機になりました。経営計画書の作成にも着手し、組織として欲しい人材やビジョンを明文化することで、従業員とそれらを共有するようにしたのです。2021年の10月には経営計画発表会を実施し、会社の方針や目標を代表から発表。それ以降は社内での浸透も意識し、毎年開催するようにしています。
HRシステムを使い始めて特に印象的だったのは、体調管理の機能です。チェックイン/チェックアウトで業務前後のコンディションを各自がスタンプで選んでくれると、こちらが様子を伺うきっかけになります。入力した従業員から「ちゃんと気にかけてもらえるんですね」と言われたこともあり、こうした日々の声掛けの重要性を再認識しました。特に今は2拠点になったので、離れていてもお互いの様子を知ることができるのがとても便利ですね。HRシステムは自社だけでなく、人材の確保や育成に悩む顧問先など他社にも勧められるものだと思います。
もちろん、新しいことへ挑戦することには反発もあるものです。実際、An-fieldでも反発はありましたし、浸透させるために指導や声がけを継続してきました。
オンボーディングを実施して半年。気づけば離職者はゼロになっていた
HRシステムと同時に取り入れたオンボーディングパッケージは、思っていた以上の効果でした。実際、私（成田氏）も入社時に受ける側として経験したのですが、既存従業員の歓迎を感じられて、「こんな風にしてくれるんだ」と、とても驚いたことをよく覚えています。OJT（ On the Job Training ：オンザジョブトレーニング）も詳しく説明してもらえ、嬉しかったですし、新入従業員が抱えがちな不安を取り除いてくれました。オンボーディングを実施し始めて半年後には、なんと離職者はゼロになったのです。
これはオンボーディングの効果に加えて、事務所の理念や文化に合った従業員だけが残ったということでもあると思います。だからこそ、今後は会社のビジョンや求める人材に適合する人を採用していく必要があり、それには先ほどお話しした経営計画書にある求められる従業員像は、指針として継続的に必須になります。そして、設定した理念を所内で共有・浸透させていくことが重要。それに加え、HRシステムで現状の把握や部門間のコミュニケーションを図ることはとても大切だということを実感しています。
「MotifyHR」では特にニュースフィード（カンパニーボード）や、1on1、研修動画、パルスサーベイ、体調管理を活用しています。実際に使っている従業員からの満足度も高いですね。営業などは特に外に出る機会も多いので、パルスサーベイはデータを蓄積している段階ですが、今後は社員満足向上委員会などで議題として取り上げていけたらいいなと考えています。
また、弊社は２拠点なのですが、チームトークを使えば拠点ごとの報告やサービス内容の検討、セールスについてのアイデア出しも都度できますし、カンパニーボードは全部門共通の報告事項として使うなど、柔軟に活用できるのも魅力的です。投稿は各委員会でも積極的に行っていて、広報委員会、マニュアル委員会、社員満足向上委員会、教育委員会の４つの委員会がそれぞれの取り組みに合わせて活用しています。私（成田氏）が委員長を務めている社員満足向上委員会では従業員の誕生日にバースデー動画を投稿していて、その投稿に対してお祝いコメントなども寄せられるので、とても喜ばれます。
システム導入後は所内のコミュニケーションがかなり活発になり、事務所内の雰囲気も自然とよくなりました。どうしても業務だけになると会話がなくなってしまうものですが、みんなが意識して会話をするようにしているのを感じます。また、ちょっと変わった活用方法かもしれませんが、イベント時にシステムのプロフィール写真などを使って「スイーツが好きな人は何人いるでしょう？」とか社内でクイズ大会をしたんです。これが思った以上に盛り上がって（笑）。従業員がどういうところを見ているのかがわかって、こんなところもチェックしているんだな、と運営側としても興味深かったですね。今後もいろいろな活用方法を探ってみようと思います。
社会保険労務士事務所という立場から、顧問先の課題解決での活用も視野に
自社で導入してしっかりと結果を確認できたからこそ、離職に悩む企業にHRシステムは大変有効だと確信しています。オンボーディングやエンゲージメントサーベイなどはもちろん、体調管理やチームトークなど日々のコミュニケーションにつながる機能が実は重要なのではないでしょうか。社内の人間関係の構築は急に出来上がるものではなく、少しずつ積み上げていくものだからです。離れた拠点同士や他部署間の交流には特に活用できると思います。良質なコミュニケーションが続くことで、社内文化も構築されるのではないでしょうか。また、私（熊谷氏）のように多忙でなかなか事務所に居られない組織の代表などにとっては、自分の想いや考えを事務所内に伝えられると同時に、従業員の現状をしっかりと把握できるというメリットがあると思います。事務所に合わせた活用方法を提案してもらえるのも魅力ですね。
クライアント先でよく聞く悩みに「従業員がどう考えているのかわからない」「本音を聞きたい」などがあります。多くの企業がエンゲージメントに関して課題を抱えているのです。実際、私たちもまだ使い始めたシステムのデータを蓄積している最中ではありますが、効果的な活用方法を検討し、今後は顧問先に勧めていきたいと考えています。システムを使って集めたデータは、経営課題の解決の糸口にもなるでしょう。
現在、多くの企業が採用や人材定着、従業員のエンゲージメントに興味を持っています。一方で、HRシステムを導入している企業は決して多くありません。HRシステムの導入は、今いる従業員の現状把握、課題確認、解決につながり、さらには今後の採用にも大きく影響するものです。どういう採用方法が人を集められるのか、働く人たちにとって魅了的な企業になるにはどうしたらいいのか。これからも私たちはMotifyHRを活用して自ら学びつつ、そこで得た知識を顧問先にも伝えていきたいと考えています。
子どもたちが憧れる職業のなかに社会保険労務士が入る日を目指して
▲社内イベントのプロギング（地域のごみ拾い＋ジョギング）でのシーン
人のスペシャリストである社会保険労務士の事務所でありながら、自らも人に悩んだという経験は、私たちにとって大変貴重な経験になりました。企業は人がいてこそ成り立つもの。だからこそ、私たち社会保険労務士の仕事には無限大の可能性があると考えています。
今後は新たな目標として今後の日本を支えていく子どもたちにこの仕事の魅力を知ってもらえるような活動をしていこうと考えています。そのためにも既存のサービスに捉われない先駆者となって、社会保険労務士の地位向上を目指し、社会貢献を続けていきます。「2030年の小学生がなりたい職業ランキングのベスト10に『社会保険労務士』が入るようにする」これが、私たちの新たな目標です。
まとめ
独立して3年目に起こった大きな困難を見事に乗り越えたAn-field。事務所の現状を正確に把握し、対処方法を模索した結果選んだのが、HRシステムとオンボーディングの導入でした。取り組みを始めてわずか2年ほどで最優先課題を解決し、自らの経験と知識を今後の業務、社会貢献にも活かしていきたいという姿勢には、多くの学ぶべき点があります。人材の採用や育成、定着に悩みを抱える多くの企業にとって参考になることでしょう。
社会保険労務士法人An-field
代表 社会保険労務士
熊谷 篤様
名古屋オフィス リーダー
成田 志穂様